Indicadores quando a indústria ainda usa planilhas

Uma indústria leva dois números para a reunião da semana. A produção informa que concluiu 18 pedidos. A expedição registra que enviou 15. O gestor quer saber se a empresa cumpriu os prazos combinados, mas nenhum dos totais responde à pergunta sozinho.

A situação é fictícia. Um pedido pode estar produzido e ainda aguardar conferência ou embalagem. Também pode ter sido expedido nesta semana com atraso em relação à anterior.

Para acompanhar o cumprimento dos prazos, a equipe precisa esclarecer quais pedidos entram na conta, qual acontecimento será considerado e onde encontrar os registros.

Este guia propõe começar com uma pergunta de gestão e uma ficha de indicador. É um roteiro para experimentar na rotina, sem pressupor que planilhas atendam qualquer volume ou complexidade de operação.

Qual pergunta o indicador precisa responder?

No exemplo, “quantos pedidos foram expedidos?” e “quantos pedidos foram expedidos no prazo?” são perguntas diferentes.

A primeira acompanha um volume. A segunda exige relacionar a expedição ao prazo de cada pedido. Para investigar os atrasos, será necessário consultar também os registros individuais.

Antes de acrescentar uma coluna à planilha, escreva a pergunta que pretende responder e o encaminhamento que ela pode apoiar. Na indústria fictícia:

Dos pedidos que deveriam ser expedidos nesta semana, quantos saíram integralmente até o prazo original? Quais precisam de investigação e acompanhamento?

Essa escolha delimita o trabalho. O objetivo será acompanhar o cumprimento do prazo de expedição. Entrega ao cliente, produtividade e valor faturado exigiriam outras definições.

Um boletim do Sebrae sobre indicadores de custo, voltado à construção civil, recomenda verificar a necessidade e a relação do indicador com os objetivos da empresa antes de definir coleta e análise. O material também contempla planilhas preenchidas manualmente como uma forma de reunir dados, destacando a atenção exigida pelo preenchimento.

É uma orientação para pequenos negócios daquele segmento. O exemplo industrial apresentado aqui é uma adaptação editorial, sem promessa de resultado.

Defina o que entra na conta

Para tornar o exemplo verificável, vamos adotar a seguinte regra:

Percentual de pedidos expedidos integralmente no prazo = pedidos expedidos integralmente até o prazo original ÷ total de pedidos ativos com prazo original de expedição na semana × 100.

Há escolhas importantes nessa definição:

• A contagem é por pedido, independentemente de quantidade de peças ou valor.
• Uma expedição parcial não conta como pedido integralmente expedido.
• Pedidos ainda pendentes no fechamento permanecem no total previsto para a semana.
• O prazo original fica preservado; uma reprogramação é registrada separadamente.
• Pedidos cancelados ficam discriminados fora do cálculo.

Essas são regras do exemplo, não uma definição obrigatória para qualquer empresa. Ao adaptá-las, registre também quando o período será fechado e como serão tratadas as alterações de situação dos pedidos.

Uma ficha para combinar o acompanhamento

Uma referência para documentar essas escolhas é a Ficha de Indicadores de Desempenho da Secretaria da Saúde de São Paulo. Ela reúne descrição, fórmula, fonte, abrangência, frequência e responsável, entre outros campos.

O documento pertence ao contexto da gestão de pessoas na saúde pública. A ficha abaixo adapta essa forma de organização ao exemplo industrial.

Decisão apoiada
Identificar os pedidos que descumpriram o prazo de expedição e organizar sua investigação e acompanhamento.

Definição e cálculo
Usar a fórmula descrita acima, com contagem por pedido e fechamento semanal.

Origem dos dados
Consultar o cadastro do pedido, com identificador único e prazo original, e o registro que confirma a data da expedição integral. Manter cancelamentos e reprogramações identificados.

Responsável
Combinar quem registra a expedição, quem confere os dados e quem acompanha as exceções. Uma mesma pessoa pode acumular funções; cada tarefa precisa ter alguém definido na rotina.

Frequência
Neste exemplo, registrar cada expedição, conferir as pendências vencidas diariamente e fechar o indicador ao fim da semana. A frequência deve ser ajustada à necessidade de decisão e à disponibilidade dos registros.

Limitações
O indicador não informa quando o cliente recebeu a mercadoria, a gravidade do atraso ou sua causa. Também atribui o mesmo peso a pedidos de tamanhos diferentes.

Confira os registros antes de calcular

Na indústria fictícia, a conferência pode começar pela relação de pedidos com prazo original de expedição naquela semana.

Para cada pedido, verifique:

• O identificador aparece uma única vez na contagem?
• O prazo registrado é o original ou foi substituído?
• Há confirmação da expedição integral e de sua data?
• O pedido estava pendente, parcialmente expedido ou cancelado no fechamento?
• Alguma informação ainda precisa ser esclarecida?

Uma célula vazia não informa, por si só, o que aconteceu. A ausência da data pode representar uma expedição não realizada ou um registro incompleto.

Se essa dúvida alterar a classificação dos pedidos, identifique o resultado como incompleto até esclarecer os dados. Evite preencher uma data por suposição ou retirar da conta os casos difíceis de conferir.

Um cálculo com 20 pedidos

Considere uma semana fictícia com 20 pedidos ativos cujo prazo original de expedição estava naquele período:

• 15 foram expedidos integralmente no prazo;
• três foram expedidos integralmente depois do prazo;
• dois continuavam pendentes no fechamento.

Nenhum pedido cancelado integra esses 20.

O cálculo é:

15 ÷ 20 × 100 = 75% de pedidos expedidos integralmente no prazo.

Os dois pedidos pendentes continuam no denominador porque também deveriam ter sido expedidos naquela semana. Contar somente os que saíram deixaria esses compromissos fora da avaliação.

O resultado descreve o cumprimento do prazo segundo as regras escolhidas. Ele não permite concluir, sozinho, se o problema ocorreu na produção, na conferência, na embalagem, na disponibilidade de transporte ou em outra etapa.

Use o percentual para voltar aos pedidos

A próxima ação proposta é examinar os cinco pedidos fora do prazo. Nos três já expedidos com atraso, investigar o ocorrido; nos dois ainda pendentes, esclarecer também o que falta para concluir a expedição.

Para cada caso, registre o que foi confirmado, o que permanece desconhecido e qual encaminhamento terá responsável e acompanhamento.

O artigo “Por que tarefas aparentemente simples ficam paradas na empresa?” apresenta perguntas sobre entrega esperada, condições de execução e dependências que podem apoiar essa investigação.

Ao comparar semanas, confira se as definições e o recorte permaneceram iguais. Considere também o total e a composição dos pedidos: o percentual dá o mesmo peso a cada um, mesmo quando exigem esforços diferentes.

Comece com um período que possa conferir

Escolha uma pergunta recorrente da gestão, preencha a ficha e acompanhe um período delimitado.

Ao final, reveja com quem registrou e utilizou os dados:

• Foi possível localizar e conferir as informações?
• As pessoas interpretaram os campos da mesma maneira?
• Quais dúvidas exigiram correção?
• O resultado ajudou a definir algum encaminhamento?
• O esforço de manter o registro coube na rotina?

Essa revisão oferece elementos para continuar, ajustar a definição ou reconsiderar a forma de coleta. O primeiro passo proposto é obter um acompanhamento que a equipe consiga explicar: de onde veio o número, o que ele representa e quais perguntas ainda precisam de investigação.